Starte bedrift med varelager? Få suksess med riktig lagerstyring

Publisert 1. april 2024 | Sist endret 19. mars 2024

Er du i starten av gründerdrømmen, og vet at bedriften du vil etablere trenger å håndtere varer?
Vi hjelper deg med å gå gjennom de viktigste tingene det er lurt å tenke på.

Hva er et varelager og hvorfor trenger man det?

Du som planlegger å starte en bedrift, vet nok at et varelager består av produkter og varer som skal selges.

Uansett om du oppbevarer varene hjemme under oppstarten eller planlegger å bruke et eksternt lager, er mengden av varene du har tilgjengelig – ditt varelager.

Under har vi listet om de tre vanligste grunnene til at bedrifter trenger et varelager:

• Et varelager sikrer at bedriften har nok varer på hånden til å møte kundenes etterspørsel når de ønsker det. Dette er spesielt viktig for butikker og nettbutikker for å unngå tomme hyller og skuffede kunder.
• Å ha varer på lager gjør det mulig å redusere leveringstiden til kundene. Dette er spesielt viktig for e-handelsbedrifter som ønsker å tilby rask leveringstid for å konkurrere i markedet.
• For produksjonsbedrifter er et varelager viktig for å sikre at produksjonen kan fortsette jevnt selv når tilgangen på råvarer eller komponenter er begrenset eller forsinket.
  

Det er flere gode grunner til å benytte seg av et varelager som kan bidra positivt til både drift og lønnsomhet til bedriften.

Fordeler med et varelager:

• Når en bedrift har nok varer på lager, blir det enklere å imøtekomme etterspørselen.
• Leveringstiden blir raskere, noe som kan øke tilfredsheten blant kundene og gi en konkurransefordel.
• Lageret kan fungere som en buffer mot uforutsette hendelser, som forsinkelser i leveranser eller leverandørproblemer, hvilket gir en viss grad av sikkerhet og fleksibilitet.
• Bedriften kan bruke varelageret til å tilby sesongbaserte kampanjer, rabatter og tilbud. Dette kan tiltrekke seg flere kunder og øke salget.
• Et varelager gir muligheten til å forhandle bedre vilkår med leverandører, da de ofte tilbyr rabatter og gode ordninger for virksomheter som kjøper varer i større mengder. Dette bidrar til lavere innkjøpskostnader og øker lønnsomheten.

Selv om det for mange er helt nødvendig å ha et varelager for å kunne levere varer til kunder når de ønsker dem, er det også en kostnad og en risiko knyttet til å ha for mange varer på lager.

Ulemper med et for stort varelager:

• Jo mer penger man har brukt på varer til lageret, jo mindre penger er tilgjengelig til andre formål som investeringer, markedsføring eller regninger. Dette kan begrense bedriftens evne til å reagere raskt på nye muligheter eller uforutsette utfordringer.
• Jo flere varer som ligger på lager, desto høyere blir kostnadene til varelageret. Disse kostnadene inkluderer blant annet lagringsplass, forsikringer, sikkerhetstiltak og andre driftskostnader.
• Noen varer kan bli dårligere over tid eller gå ut på dato. Å ha for mange av disse varene på lager kan føre til økonomisk tap, fordi disse ikke kan selges etter en viss periode. Dette gjelder spesielt for varer med begrenset holdbarhet, som matvarer eller produkter med teknologisk utvikling.
• Hvis etterspørselen ikke er like høy som forventet, kan bedriften sitte igjen med det man kaller overskuddslager. Dette kan føre til underskudd, og økt kapitalbinding og lagringskostnader, samtidig som det reduserer bedriftens likviditet og fleksibilitet.
• Jo flere varer som ligger på lager, desto større er risikoen for negativ påvirkning av skade og tap

Bedrifter må finne balansen mellom å ha nok varer tilgjengelig og å ikke bruke for mye penger og ressurser på varelageret for å få en fremgangsrik virksomhet.

Hva er god lagerstyring?

Lagerstyring, eller varelagerstyring, handler om å ha full kontroll på varelageret ditt, fra innkjøp til salget av produktet.

Lagerstyring inkluderer altså å ha god oversikt og kontroll over hele prosessen. Dette inkluderer alt fra:

• Bestilling av nye varer
• Mottakelse av varer
• Gunstig plassering av varer inne på lageret
• Henting av varer på lageret
• Frakt og sending til kundene dine.

For å være mer konkret inkluderer lagerstyring vanligvis disse aktivitetene:

• Innkjøpsplanlegging: Bestemme når og hvor mye som skal kjøpes inn av ulike varer basert på prognoser, etterspørselshistorikk og leveringstider.
• Mottak og inspeksjon: Registrere varer når de ankommer lageret, sjekke kvalitet og kvantitet, og oppdatere lagerbeholdningssystemer.
• Lagerplassering: Organisere varer på en effektiv måte i lageret for å maksimere plassutnyttelse og lette plukking og pakking.
• Plukking og pakking: Plukking av varer fra lageret i henhold til ordre, pakking av varer for forsendelse, og klargjøring for distribusjon.
• Lagerkontroll: Regelmessig telling og oppdatering av lagerbeholdning for å sikre oversikt, nøyaktighet og identifisere avvik eller mangler.

Målet med lagerstyring er ganske enkelt å ha akkurat nok av de riktige varene tilgjengelig når du trenger dem. Det handler om å unngå å ha for mye på lager som tar opp unødvendig plass, koster for mye penger eller som risikerer økonomisk tap eller skader. Samtidig bør man unngå å ha for lite lager, da dette kan føre til at du ikke kan levere varer til kundene i tide.

Med god lagerstyring vet du altså til enhver tid hvilke produkter som er mest populære, og når du bør bestille flere av dem.

God lagerstyring bidrar til å redusere kostnader, forbedre effektiviteten i logistikkoperasjoner, minimere tap og unngå unødvendige forsinkelser i leveranser.

Sørg for å ha riktig størrelse på varelageret

Før du starter, er det viktig å vurdere dine behov nøye.

To grunnleggende spørsmål som er vesentlige å stille seg selv er:

• Hvilke produkter skal jeg selge og i hvilke volum?
• Vil jeg trenge å lagre store mengder varer eller dreier det seg om mindre inventar?

Ved å forstå dine behov, kan du velge det type varelager som er effektivt og kostnadseffektivt for din virksomhet.

Regn ut hvor stort varelager du trenger

Det er vanskelig i begynnelsen å vite hvor stort varelager som trengs. Mange bedrifter stoler i begynnelsen på enkle estimater for å vurdere hvor mange produkter som trengs på lageret.

Det finnes imidlertid måter, å regne ut hvor stort varelager som trengs.

Det kan være fordeler å basere dine vurderinger på matematiske modeller og velprøvde strategier for å sikre en mer nøyaktig og pålitelig lagerstyring. For eksempel kan den økonomiske indikatoren og formelen som regner ut omløpshastighet til varelageret, også kalt lageromløpshastighet eller lagerrotasjon, være en nyttig metode for å skjønne hvor stor varelageret ditt bør være.

Før du begynner på å regne ut hvor stort varelager du behøver, kan du, så godt det går, undersøke dette:

• Gjør en markedsundersøkelse:

Ved å undersøke markedet, kan du forstå hvor stor etterspørselen er etter dine produkter eller tjenester, og få en idé om hvor mye du kan forvente å selge.

Markedsundersøkelsen kan baseres på bransjestandarder, konkurrentanalyser og kundeundersøkelser.

• Vurder leveringstider:

Ta hensyn til den tiden det vil ta å få en ny leveranse av varer fra leverandører. Dette kan påvirke hvor mye lager du trenger for å dekke perioder der du venter på varen, spesielt om leverandørene har lang leveringstid eller leveringsforsinkelser.

• Gjør en kostnadsanalyse:

Vurder alle kostnadene som vil være knyttet til varelageret, inkludert lagringsplass, forsikringer, hvor mye varene vil koste og eventuelt tap på grunn av foreldede eller skadede varer.

Vurder kostnadene og risikoen som kommer med å ha et for lite lager, mot fordelene som følger med å ha tilstrekkelig lager for å møte etterspørselen.

Når du har gjort en vurdering eller beregning, er det på tide å finne en egnet plass for varene dine.

Finn riktig lokal

Neste steg er å finne riktig lokale til varene dine. Det er viktig at lokalet er lett tilgjengelig for både leveranser og kunder, og at det har tilstrekkelig med plass til å romme varene dine.

Tenk også på faktorer som sikkerhet, ventilasjon og temperaturkontroll for å beskytte varene dine mot skader, forlenge levetiden og holde på kvaliteten.

Planlegg for vekst med et lager du kan vokse i

Når du planlegger ditt varelager, er det viktig å tenke langsiktig og planlegge for vekst. Sørg for at du har tilstrekkelig med plass og ressurser til å kunne utvide virksomheten din og håndtere økende etterspørsel.
Dette er hvorfor et eksternt lager være en god løsning, da det er utenfor hjemmet, driftes av trygge leverandører, ofte har korte og fleksible leieavtaler, og lar deg enkelt justere størrelsen på lagerboden når ditt behov endrer seg.

Om du er midt i oppstartfasen, eller er en liten til mellomstor bedrift som ønsker å forbedre din varehåndtering, kan det være lurt å starte med et temperert minilager.

Hvorfor velge et temperert minilager?

• Stor fleksibilitet til å øke eller redusere lagerkapasiteten etter behov. Dette er spesielt nyttig for bedrifter i oppstartsfasen som kanskje ikke har nøyaktig oversikt over hvor mye lagerplass de trenger på lang sikt.
• Har ofte gunstige priser og kan være et kostnadseffektivt alternativ. Dette gir bedriften muligheten til å spare penger når kapitalen kanskje er begrenset.
• Lar bedriften vokse og skalere sin lagerkapasitet i takt med virksomhetens behov. Dette gjør det lettere å tilpasse seg endringer i etterspørselen eller veksten i virksomheten.
• Vanligvis godt sikret med alarmsystemer, kameraovervåkning og adgangskontroll. Noe som gjør at du kan være trygg på at dine står sikkert.
• Et temperert minilager har riktig temperatur for dine varer, slikt de holder seg i god stand.
• Kan være selvbetjente og ha lange åpningstider, men med lett tilgang til kundeservice. Dette gjør det enkelt å komme og gå som man er vil, samtidig som man kan få hjelp når det trengs.
• Det er mulig å organisere lageret på en effektiv og oversiktlig måte.
• Ofte tilbyr minilagre kortere leieavtaler sammenlignet med tradisjonelle lagerlokaler. Dette gir bedriften muligheten til å prøve ut forskjellige lagringsløsninger og tilpasse seg raskt endrede behov.

Er du fortsatt usikker på hvor stort lager du trenger for varene dine? Da kan det være lurt å se på vår størrelsesberegner. Noe vi alltid sier til våre kunder er at de ofte trenger et mindre lager enn de tror.

Husk at lagerlokaler ofte er høye og kan tilpasses med hyller. Sjekk derfor kubikkmeteren og ikke bare kvadratmeterne.

Noen fordeler med å leie et City Self-Storage lager for ditt varelager:

Vokser bedriften? Ingen problem! Du kan bare bytte til et annet lager uten ekstra kostnad.

• Selvbetjent med lange åpningstider: Du har tilgang til lageret mellom kl. 6-23 hver dag.
• Sikkert: alarm, videoovervåkning, og alle har en personlig adgangskode til anlegget.
• Lett tilgang til kundeservice: Erfarent personale med mange års erfaring.
• Temperert: Våre minilager-avdelinger er klimakontrollert, slik temperaturen aldri går under 0 grader.
• Opptatt av bærekraft: Vi har ambisiøse miljømål som vi har med oss i alt fra bygging, valg av materialer, og klimaet på avdelingene.

Les mer om City Self-Storages fordeler her.

Organiser og effektiviser varelageret

Når du har et lagerlokale til varene dine, er det viktig å holde lageret organisert.

Nøkkelen til et godt organisert og optimalisert varelager er å ha en tydelig inventarprosess for å kontinuerlig holde oversikt over lagerbeholdningen.

Det finnes flere metoder og verktøy som kan lette prosessen, men først må vi gå gjennom hva inventering betyr.

Inventering kan i butikk-sammenheng bety varetelling. En varetelling er når man teller varer eller ting i en butikk eller på et lager. Dette hjelper med å få god oversikt ved å vite nøyaktig hvor mange varer det er, og hva de er verdt.

Hva innebærer varetelling av lageret?

Å gjennomføre en varetelling av et varelager innebærer å nøye telle, veie eller måle varene som finnes på lageret. Her er det viktig å ha fokus på hvert enkelt artikkelnummer.

For å oppnå et fullstendig bilde av lagerets verdi, kreves det også at hvert artikkelnummer prises i henhold til «Laveste verdi-prinsippet», ofte forkortet til (LVP).

Dette prinsippet innebærer at artikkelen verdsettes til den laveste verdien av enten anskaffelseskostnaden eller netto salgsverdien.

Fiken skriver at anskaffelseskost viser enten:

• Hele utgiften ved innkjøp av varer for videresalg, eller det det koster deg å produsere og lage varen selv.
• Eller: Den fullstendige kostnaden ved innkjøp og produksjon av en eiendel til selskapet.

Netto salgsverdi er den totale verdien av salget etter at alle kostnader som rabatter, returer og andre former for prisjusteringer og kreditter opp til salget, er trukket fra. Det er det beløpet som en bedrift faktisk sitter igjen med og mottar fra kundene.

Ved å anvende LVP kan bedrifter få et mer realistisk bilde av verdien på sitt varelager og fatte bedre beslutninger om lagerstyring og salgsstrategier.

I tillegg til å varetelle for å effektivisere varelageret ditt, må du gjøre det i henhold til loven minst en gang per år, skriver Lovdata.

Effektiviser ved å digitalisere varelageret

I dagens digitale tidsalder finnes det en rekke verktøy og systemer som kan hjelpe deg med å automatisere og effektivisere ditt varelager.

Ved å bruke lagerstyringsprogrammer og e-handelsplattformer kan du forenkle prosessene for ordrehåndtering, lagerstyring og leveransesporing. Dette kan spare tid og redusere risikoen for feil.

Juridisk veiledning om ditt varelager

Har du spesifikke spørsmål om hvordan du skal gjøre varetelling og håndtere ditt varelager etter loven? Da anbefaler vi deg å kontakte Altinn. De beskriver seg selv som: «en internettportal for digital dialog mellom næringslivet, privatpersoner og offentlige etater».

Derfor er god planlegging og riktig varehåndtering essensielt

Til syvende og sist er en velfungerende varelagerstyring en avgjørende del av å drive en vellykket bedrift.
Hvis du vurderer å starte en bedrift og trenger et varelager, sørg for at du har undersøkt og planlagt nøye om hvordan du skal håndtere og drive lageret.

På denne måten vil du være klar for å møte utfordringene som dukker opp på en lovlig og effektiv måte. I tillegg til å få større suksess med riktig styring og håndtering av varelageret.